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Oficial Administrativo
10 de julio de 2019

Puesto: Oficial Administrativo | Entidad: Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) | Lugar: Mansa (Zambia) | Fecha límite: 15 de julio de 2019

La Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH es la agencia de implementación de la República Federal de Alemania para la cooperación técnica e internacional.

Ofrece soluciones flexibles, sostenibles y efectivas en procesos de cambio político, económico y social. La mayor parte del trabajo de GIZ está a cargo del Ministerio Federal Alemán de Cooperación Económica y Desarrollo (BMZ).

GIZ también opera en nombre de otros ministerios alemanes, así como de organismos públicos y privados en Alemania y en el extranjero. Estos incluyen la Comisión Europea, las Naciones Unidas, el Banco Mundial y los gobiernos de otros países. La iniciativa especial BMZ UN MUNDO Sin Hambre se ha fijado el objetivo de reducir la pobreza extrema y el hambre.

Como parte de esta iniciativa, el Proyecto mundial de Pesca y Acuicultura Sostenibles (Peces GM) tiene como objetivo aumentar el suministro de productos de pescado para la población en los países socios, así como el empleo y los ingresos en la pesca y la acuicultura artesanal y sostenible

. En Zambia, muchos hogares sufren una nutrición que es cualitativa y cuantitativamente insuficiente. La prevalencia nacional de malnutrición en Zambia se estima actualmente en aproximadamente el 40%.

El papel frl prscafo , en el contexto de una dieta saludable, actualmente está ganando atención en todo el mundo, ya que el pescado ya no es solo una forma de proteína animal a menudo favorecida, sino que también es una excelente fuente de (micro) nutrientes esenciales. Por lo tanto, una dieta más balanceada debe incluir pescado donde esté culturalmente aceptado y disponible.

. Para satisfacer las necesidades administrativas del proyecto, GIZ está buscando un candidato adecuado para la siguiente posición: Oficial administrativo (con sede en Mansa) REF: GIZ_AQU_ADM. .

Principales tareas y responsabilidades:

• Coordinación del personal de apoyo en la oficina de Mansa

• Gestión de la contabilidad y los pagos de las subcuentas de AQUACULTURE y FANSER en la oficina de Mansa

• Coordinación de las necesidades administrativas de la oficina de Mansa

• Asegurar que la oficina de Mansa cumple con las Regulaciones financieras y administrativas

• Brindar servicios administrativos y apoyo administrativo para el programa Coordinación del personal de apoyo en la oficina de Mansa

• Coordinación del personal de apoyo en la oficina de Mansa

• Apoyar a los gerentes de línea respectivos brindando orientación diaria al personal de asistencia y al personal de apoyo Finanzas y contabilidad para Subcuentas relevantes

• Preparación y seguimiento de presupuestos mensuales para la caja de efectivo y la cuenta bancaria

• Facilitación de pagos a través de la caja de efectivo y la cuenta bancaria dentro de los límites de cantidad acordados

• Monitoreo de efectivo y saldos bancarios, iniciando la transferencia de fondos desde el Lusaka oficina y hacer retiros de efectivo del pro Cuenta bancaria ject, que incluye efectivo regular y conciliaciones bancarias •

Asegurar que toda la documentación de pago esté en línea con los acuerdos de la cuenta en efectivo

• Etiquetar los comprobantes de gastos para otros proyectos de manera adecuada para asegurar una separación adecuada de los fondos del proyecto en la contabilidad

• Mantener y actualizar el efectivo electrónico y el libro bancario en WINPACCS • Reportar inmediatamente cualquier superávit o déficit en efectivo

• Enviar correctamente y oportunamente las cuentas mensuales de la Subcuenta ACUICULTURA y FANSER a la Oficina de GIZ en Lusaka en los plazos establecidos •
Informar inmediatamente a la gerencia del programa de cualquier irregularidad financiera o contable

• Realizar revisiones mensuales de las cuentas por cobrar del proyecto relacionadas con la Subcuenta y, cuando sea necesario, hacer un seguimiento con el socio / deudor y mantener un archivo de toda la correspondencia relacionada

• Mantener una hoja de cálculo con el resumen de las cuentas por cobrar para monitorear los pagos anticipados y retiros, e incluirla en la contabilidad mensual para asegurar la compensación de proyec t cuentas por cobrar

• Preparar y acompañar controles / auditorías internas en la oficina de Mansa y proporcionar toda la información financiera y contable a los auditores (internos)

• Corrección de errores detectados en las hojas de errores mensuales y en los controles internos relacionados con la administración y coordinación de la subcuenta

• Coordinar las operaciones diarias de la oficina

• Supervisar la disponibilidad de suministros y existencias
• Responsable de la administración de las instalaciones de las oficinas de Mansa en estrecha colaboración con el asistente administrativo y el personal de apoyo y el respaldo por parte del superior

• Coordinación de los horarios de los conductores y la garantía de que los visitantes y expertos que llegan a la provincia de Luapula están bien atendidos

• Apoyo al punto focal de seguridad de la oficina de Mansa en términos de administración • En consulta n con el superior, coordinando la oficina de AgriFood en Lusaka y la Oficina de GIZ en Zambia sobre los modos de prestación de servicios para la oficina de Mansa. Cumplimiento de las regulaciones financieras y administrativas

• Supervisar la configuración y el manejo de los registros de vehículos y generadores y las hojas de consumo de combustible para el Mansa oficina

• Revisar solicitudes de viaje y reclamos de viaje por parte del personal de la oficina de Mansa antes de que se envíen a Lusaka para su procesamiento.

• Asesoramiento sobre asignaciones de viaje, reembolsos de transporte y gestión de eventos.

• Asegurarse de que los documentos se archiven en papel y en papel (DMS) en línea con las reglas de presentación de GIZ

• Hacer recomendaciones al gerente de línea o al coordinador del programa AgriFood para mejorar la eficiencia de las actividades y procedimientos contables del programa Otras tareas / tareas adicionales:

• Ser responsable de todas las cuestiones relacionadas con las cuentas del programa para las tarjetas SIM de pospago y facturación del uso privado de las líneas telefónicas oficiales para todo el personal del programa.

• Asegurarse de que las computadoras y el software funcionen correctamente en colaboración con el oficial de TI y / o los consultores de TI

• Mantener una buena comunicación y coordinación con la oficina de AgriFood Lusaka, la Oficina de GIZ en Zambia, las organizaciones asociadas y otros proyectos / programas de GIZ en todos los temas relacionados con su / sus áreas de responsabilidad

• Mantener la confidencialidad de la información / datos • Sustituir a otro personal administrativo en el programa cuando sea necesario

Realizar cualquier otra tarea / tarea asignada por la administración del programa

Otros conocimientos, competencias adicionales:

Fluidez en inglés, tanto oral como escrito

Excelentes habilidades ´numéricas

Buen conocimiento de planificación financiera y contabilidad

Conocimiento de procesos de adquisición estándar internacional

Buen conocimiento práctico de la tecnología ITC (software relacionado, teléfono, fax, correo electrónico, Internet), aplicaciones informáticas (por ejemplo, MS Office) y experiencia en el uso de software de contabilidad

• Fuertes habilidades de comunicación e interpersonales con la capacidad de trabajar en un equipo multicultural y multidisciplinario •

Capacidad de mantener altos estándares de confidencialidad, especialmente cuando se maneja información / datos confidenciales

• Fuertes habilidades de organización; debe ser proactivo y ser capaz de administrar y priorizar la carga de trabajo y estar acostumbrado a trabajar bajo presión con alta capacidad de recuperación y motivación propia •

Debe estar dispuesto a viajar dentro de Zambia Requisitos y requisitos:

• Mínimo de una licenciatura en Administración de Empresas o un campo similar , o el equivalente a una licenciatura en Contabilidad (nivel ACCA mínimo II); un MBA es una ventaja adicional

• La membresía (con un mínimo de licencia) del Instituto de Contadores Públicos de Zambia (ZICA) es una ventaja adicional

Experiencia profesional:

• Experiencia profesional de al menos 3-5 años en una posición similar

• Amplia experiencia en administración y coordinación con un enfoque en finanzas / contabilidad

• La experiencia previa de trabajo en organizaciones internacionales es una ventaja

• La experiencia previa de trabajo en GIZ es una ventaja adicional Requisitos de educación laboral:

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