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Bitácora Africana

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Asistente de Administración
15 de noviembre de 2018

Puesto: Asistente de Administración | Entidad: British American Tobacco | Lugar: Durban ( Sudáfrica) | Fecha límite: 30 de noviembre de 2018

British Anerican Tobaxxo busca para su sede en Durban (Sudáfrica) un asistente de administración del gerente regional

Responsabilidades principales:

Asistir en la compilación y administración del presupuesto regional de TM&D.

Asistir en la compilación y administración del presupuesto de la oficina.

Asistir en la compilación y administración de cuentas de proveedores.

Mantenimiento de Registro de Activos.

Formar parte de proyectos especiales

Proporcionar un soporte eficiente a través de tareas generales de oficina, como archivar y gestionar toda la correspondencia interna y externa y la comunicación electrónica, asegurando que todos los asuntos relevantes y urgentes se envíen al personal respectivo de manera puntual, siempre respetando el Sistema de Gestión de Registros de la empresa.

Tratar con todos los proveedores de servicios relevantes, internos y externos.
Ayudar al gerente regional en la gestión de la seguridad regional, y el mantenimiento del vehículo, al cumplir con las políticas, procedimientos y programas de mantenimiento pertinentes para proteger y proteger a la región del riesgo.
Procese, verifique, verifique, administre y asigne todas las facturas relevantes y asegure la autorización antes de enviar los documentos a la oficina central para su pago.

Responsable del control mensual de todos los gastos tanto en el presupuesto Regional como de la Oficina / Depósito, informando sobre las discrepancias y enviando toda la documentación relevante a los distintos individuos / departamentos, es decir, Informe de variación del presupuesto, Informe trimestral de pérdidas, Reclamaciones de seguros, Declaraciones de tarjetas de crédito y Reclamaciones de gastos .

Control de cuentas de teléfono móvil y / o reclamaciones.

Gestión de todos los contratos y contratos de arrendamiento, asegurando que se realicen pagos atrasados y se renueven los contratos cuando sea necesario, es decir, oficinas, almacenes.

Ordenar acciones de trabajo regionales sobre una base mensual.

Ayudar en la planificación, organización, control y administración de proveedores de servicios y / o personal temporal cuando sea necesario de acuerdo con la política y los procedimientos para garantizar la disponibilidad de los servicios.

Control y mantenimiento de las listas de vehículos y asegúrese de que se mantienen registros adecuados de todas las multas de tráfico, incidentes y accidentes.

Asegurar el efectivo funcionamiento y ejecución de tareas y tareas administrativas y de oficina / depósito.

Requerimientos esenciales:

Calificación mínima de Matric (grado 12) con un diploma de secretaría u otra calificación terciaria relevante.

Experiencia mínima de 5 años en secretaría y administración con experiencia en finanzas.

Experiencia de informar y trabajar con equipos de gestión.

Buen conocimiento de las políticas y procedimientos de comercialización y distribución comercial

Buen conocimiento y experiencia de administración.

Antecedentes financieros con conocimiento práctico de SAP.

Competente en inglés con buenas habilidades de comunicación verbal y escrita.

Habilidades informáticas competentes, es decir, MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, Outlook, SAP, etc.

Habilidades interpersonales altamente presentables y sobresalientes con la capacidad de servir de enlace eficazmente en todos los niveles

Atención metódica al detalle con habilidades organizativas eficientes.

Estilo de trabajo flexible

Habilidades analíticas para asistir en la planificación y control.

Habilidades de influencia y negociación.

Habilidades básicas de contabilidad, secretariado y gestión de oficinas.

Sería un plus:

Capacidad para trabajar de forma independiente y poder utilizar la iniciativa.

Búsqueda proactiva de soluciones para resolver problemas con la capacidad de toma de decisiones relevante

Auto motivación con buena gestión del tiempo.

Capacidad para priorizar, planificar y organizar de manera efectiva.

Auto arrancador con la capacidad de trabajar con supervisión mínima.

Buen desempeño bajo presión

Discreta y mantiene la confidencialidad.

Experiencia previa en la misma o similar posición sería ventajosa.

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