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Asistente de programa de contratación de UNICEF
7 de abril de 2020

Puesto: Asistente de programa de contratación | Entidad: UNICEF | Lugar: Banjul (Gambia) | Fecha límite: 17 de abril de 2020

UNICEF precisa un/a asistente de programa de contratación en Banjul, Gambia

UNICEF trabaja en algunos de los lugares más difíciles del mundo para llegar a los niños más desfavorecidos del mundo. Para salvar sus vidas. Para defender sus derechos. Para ayudarlos a alcanzar su potencial.

Propósito del trabajo:

Bajo la supervisión general y la orientación del Representante Adjunto, el asistente del programa apoya la Sección de la Oficina del Representante Adjunto (DRO) y la eficacia del programa dirigida por el especialista en planificación, monitoreo y evaluación (PME) para llevar a cabo una variedad de procedimientos y tareas operativas con el fin de ayudar a desarrollar, implementar y monitorear el programa del país, asegurando una entrega oportuna y efectiva que sea consistente con las reglas y regulaciones de UNICEF.

Funciones clave, responsabilidades y deberes:

  • Facilitar el procesamiento de contratos para consultores, proveedores y socios externos que apoyan a la oficina en la entrega del programa. Esto incluye preparar y archivar documentos, completar formularios y plantillas necesarios, cargar TORs en Vision y hacer los arreglos logísticos necesarios.
  • Mantener las listas de proveedores, socios y listas de consultores actualizadas.
  • Recopilación de facturas y presentación de documentos para su aprobación y procesamiento posterior en Vision.
  • Preparación y mantenimiento de registros, documentos y planes de control para el seguimiento de la ejecución de proyectos/programas y gastos financieros.
  • Apoyar a la gestión de suministros administrativos y equipos de oficina.
  • Mantener el calendario de la oficina y organizar reuniones.
  • Tomar actas de las reuniones y mantener la correspondencia del equipo bien organizada.
  • Brindar asistencia de viaje a los miembros del personal en la sección de arreglos de viaje y derechos basados ??en las reglas y políticas de la organización.
  • Servir de enlace con los puntos focales de viaje relevantes para garantizar que la organización obtenga el mejor servicio y precio para todos los viajes.
  • Mantener y actualizar un sistema que monitorea la ausencia de personal.
  • Preparación y mantenimiento de registros relacionados con la planificación y desarrollo de programas para su sección respectiva.
  • Realizar transacciones en Vision asegurando que los resultados del programa, las actividades y la codificación del programa estén de acuerdo con los planes de trabajo anuales (AWP) y realizar modificaciones y alteraciones según las revisiones de la sección cuando sea necesario.
  • Apoyar actividades de desarrollo de capacidades, reuniones y conferencias haciendo los arreglos logísticos, a través de la participación de facilitadores, proveedores y anfitriones, organizar tiempos a través del enlace con los participantes sobre la disponibilidad, enlazar con puntos focales de presupuesto y sección sobre costos y necesidades y preparar materiales de antecedentes para los participantes.
  • Apoyar la actualización de la herramienta electrónica sobre la información de los socios, incluido el Portal de las Naciones Unidas (UNPP).
  • Proporcionar una función de secretaría y gestión del conocimiento para el Comité de Revisión de Alianzas, la Reunión del Programa y la reunión de la sección de Educación Física.
  • Apoyar a la sección en la compilación y coordinación de productos de trabajo clave, asegurando que se cumplan los plazos y que se sigan las reglas y procedimientos establecidos. El apoyo brindado por el asistente del programa, por lo tanto, crea la plataforma administrativa más sólida posible desde la cual se puede entregar el programa del país. Los resultados clave tienen un impacto en el desempeño general de la oficina en el país y el éxito en la implementación de las actividades del proyecto/programa.

Se precisa:

  • Educación secundaria finalizada, preferiblemente complementada por cursos técnicos o universitarios relacionados con el trabajo de la organización.
  • Se requiere un mínimo de cinco años de experiencia laboral administrativa.
  • Se requiere fluidez en inglés.

Habilidades requeridas:

  • Conocimiento completo de las políticas y procedimientos administrativos de UNICEF.
  • Fuertes habilidades de organización, planificación y priorización.
  • Alto sentido de confidencialidad, iniciativa y buen juicio.
  • Capacidad para trabajar eficazmente con personas de diferentes orígenes nacionales y culturales.
  • Capacitación y experiencia en el uso de MS Word, Excel, PowerPoint y otro software de UNICEF como SharePoint.
  • Fuertes habilidades de gestión de oficina.
  • Los valores de atención, respeto, integridad, confianza y rendición de cuentas (CRITA) de UNICEF y las competencias básicas en comunicación, trabajo con personas y búsqueda de resultados.

Ver el marco de competencias.

UNICEF está comprometida con la diversidad y la inclusión dentro de su fuerza laboral y alienta a todos los candidatos, independientemente de su género, nacionalidad, origen religioso y étnico, incluidas las personas con discapacidad, a postularse para formar parte de la organización.

UNICEF tiene una política de tolerancia cero sobre conductas incompatibles con las metas y objetivos de las Naciones Unidas y UNICEF, incluida la explotación y el abuso sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación. UNICEF también se adhiere a los estrictos principios de protección infantil. Se espera que todos los candidatos seleccionados cumplan con estos estándares y principios y, por lo tanto, se someterán a rigurosas referencias y verificaciones de antecedentes. Las verificaciones de antecedentes incluirán la verificación de credenciales académicas y el historial de empleo. Los candidatos seleccionados pueden estar obligados a proporcionar información adicional para realizar una verificación de antecedentes.

Observaciones:

  • Solo los candidatos preseleccionados serán contactados y avanzarán a la siguiente etapa del proceso de selección.

Fecha límite para la presentación de la solicitud: 17 de abril de 2020

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